Vous n'avez pas trouvé le type d'absence ou de congé parmi ceux prédéfinis et vous avez besoin de créer un nouveau type d'absence ou de congé ? On vous explique ici comment faire 😊!
Créer un nouveau type d'absence
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congé et absences
Dans ce menu, nous vous proposons d'accéder aux paramètres avancés des types d'absences. Nous allons voir ici les principales fonctionnalités.
- Je clique sur le bouton '
' pour créer un nouveau type d'absence ou sur '
', situé sur la ligne du type d'absence souhaité, pour dupliquer un type d'absence existant.
- Une fois que j'ai configuré mon type d'absence comme indiqué ci-dessous et conformément à mon besoin je n'oublie pas d'enregistrer en cliquant sur le bouton dédié.
Informations générales
Cette rubrique vous permet de définir les informations générales : nom de l'absence, son code (utile uniquement pour les imports), sa couleur dans le planning, et son statut associé en tant qu'absence ou présence dans l'annuaire et sur la page d'accueil.
Gestion de la période
La gestion de la période est utile pour la très grande majorité des types d'absences (CP, RTT, RCR,...). Elle permet de créer un compteur pour ce type d’absence qui pourra ensuite être alimenté de façon automatique ou manuelle.
Il faut renseigner le dernier jour de la période. Par exemple :
- pour les compteurs en année légale, indiquez 31 mai,
- pour les compteurs en année civile : 31 décembre.
Mode de décompte
Vous pouvez définir si vos compteurs seront décomptés en jours ouvrés, ouvrables, calendaires ou en heures.
Pour les deux premières options, vous pouvez activer la gestion des Jours Non Travaillés, très utile pour assurer une parfaite équité de décompte entre les collaborateurs à temps plein et à temps partiel.
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Modalités de cumul et de prise
Cette rubrique vous permet de déterminer quand et combien de jours seront acquis ainsi que définir la période de prise.
- La gestion des droits permet d'activer et paramétrer l’alimentation d’un compteur. Si celle-ci est cochée vous aurez accès aux paramétrages suivants :
- Le décalage de 1 an entre la période de prise et de cumul est généralement réservé aux Congés Payés acquis entre le 01/06 et le 31/05.
- Nombre de jours de prolongation des périodes de prise : permet d'accorder un délai supplémentaire après la date de fin de période pour poser les absences.
- Nombre de jours négatifs autorisés : permet aux salariés de poser temporairement plus de jours qu'ils n'en ont dans leur compteur.
- La période de cumul déterminera si les jours/heures doivent êtres acquis à la semaine ou au mois. Il ne vous restera ensuite qu'à définir leurs nombres et la date ou le jour de la semaine auxquels ils seront incrémentés dans le compteur.
- Les rubriques suivantes vous permettront d'instaurer des contraintes de pose des congés.
Circuit de validation
Vous pouvez définir ici le délai de prévenance (préavis) et son caractère en cas de non respect ainsi que le responsable de validation et d'annulation de ce type d'absence.
Si vous souhaitez que la délégation s'active lorsqu'un manager pose une absence de ce type, cocher 'Activer la délégation'. Pour les absences de type 'Télétravail' il est conseillé de la décocher.
Titres-restaurants
Les congés privent généralement du droit aux titres-restaurants. Certaines 'absences' comme le télétravail, les formations, les astreintes n'ont 'pas d'impact' sur l'acquisition ou au contraire 'donne droit' (pour les absences calendaires uniquement).
Ancienneté
Vous trouverez toutes les informations sur le calcul de l'ancienneté ici : Configurer les règles d'ancienneté.
Forfaits jours
Ce paramètre ne s'applique que pour les collaborateurs en Forfait Jour bien sûr ! Pensez à le configurer correctement pour que leur décompte soit correct.
Autres paramètres
- 'Pose réservée aux administrateurs ou autres profils autorisées' : si la case est cochée, seuls les administrateurs pourront poser ce type d’absence pour leur collaborateur.
- 'Affichage confidentiel du motif dans le planning congé' : si cette case est cochée, le motif de l'absence ne sera visible que pour les administrateurs et pour les responsables du salarié concerné. Les autres utilisateurs verront la mention 'Autres absences'.
- Si vous souhaitez qu'un justificatif soit obligatoirement saisi pour valider l'absence (pour la maladie par exemple), sélectionner 'saisie non autorisée' dans 'Contrôle en cas d'absence de justificatif'.
- 'Afficher dans la synthèse des soldes de congés' : cette absence est prise en compte dans les soldes de congé affichés en page d'accueil et au moment de la pose des congés.
- 'Ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence' : attention, les administrateurs n'auront pas de visibilité non plus sur ce compteur.
Temps & Activités
Uniquement si vous utilisez le module Temps & Activités.
Vous pourrez déterminer ici l'impact de vos absences dans vos feuilles de temps.
- Compter comme travaillé : correspond aux absences dont les heures doivent être considérées comme du temps de travail effectif : télétravail, astreinte, formation, évènements exceptionnels,...
- Déduire du théorique : pour les absences de type : congés payés, RTT, sans solde,...
- Définir comme compteur cible potentiel pour la gestion des heures supplémentaires : pour les compteurs de récupération, de crédit/débit,...
Export paie
Je coche la case si cette absence doit ressortir dans mon fichier d'export vers mon logiciel de paie. Le code attendu par mon logiciel de paie doit être renseigné dans la rubrique concernée.
Rattacher mon type d'absence à mes profils de congé
Lorsque vous enregistrez un nouveau type de congé, une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de le rattacher à des profils de congé. Ces profils de congé sont des regroupements de types de congés.
Cochez les profils auxquels votre nouveau type de congé doit être rattaché et cliquez sur 'Enregistrer'.
Vous pouvez vérifier ou modifier les profils de congés de vos collaborateurs dans leurs fiches salariés > onglet Règles.
Pour aller plus loin, rejoignez le Centre d'Aide Eurécia :
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Mots clés associés à cet article :
congé - absence - astreinte - type - compteur - droit - motif - justificatif - paramètre - forfait - droit - acquis - acquisition - décompte - période - N-1 - incrémentation - jour - heure - ouvrable - ouvré - calendaire - proratisation