Personnaliser les profils de Temps & Activités

Les profils de Temps & Activités permettent de déterminer le mode de saisie des temps et des activités pour vos collaborateurs.

Pour plus de simplicité, nous avons créé pour vous des profils génériques :

• Suivi activités en jours
• Suivi activités en plage horaire
• Saisie temps pré-remplie en plages horaires
• Badgeuse virtuelle

Vous pouvez bien sûr les personnaliser pour répondre à vos besoins ou créer autant de profils que vous le souhaitez !

Temps ou Activités ?

Eurécia vous propose 2 modes de saisies qui peuvent être utilisés simultanément si nécessaire :

• Le 'Suivi du temps' permet de déclarer des temps avec heures d'arrivée et de départ. Ce mode de saisie est obligatoire si vous souhaitez que vos collaborateurs utilisent une pointeuse virtuelle ou physique.
• Le 'Suivi des activités' permet la saisie en heures de début/fin, mais aussi en volumes horaires ou volumes 'jour'. ce mode de saisie est obligatoire si vous souhaitez effectuer une imputation analytique notamment.

Créer ou modifier un profil de Temps & Activités

Accès : Espace admin > Temps & Activités > Profils Temps & Activités

• Je crée un nouveau profil en cliquant sur ' ' ou je sélectionne un profil existant à modifier dans la partie gauche 'Profils'.

Informations générales

• J'indique le nom de mon profil (en cliquant sur le drapeau, j'accède aux traductions),
• J'indique le code du profil. Celui-ci est utile en cas d'import de données. Chaque code doit être unique.

Type(s) de suivi

• Je coche le ou les mode de suivi souhaités :
  • 'Suivi du temps' : aller à la rubrique dédiée ci-dessous.
  • 'Suivi des activités': aller à la rubrique dédiée ci-dessous.

Il est possible de sélectionner les deux modes de saisies simultanément si nécessaire.

Les types de suivi

Le paramétrage du 'Suivi du Temps'

• Dans 'Autorisation de saisie', je choisis si mon salarié peut ou non saisir ou modifier lui-même les données en sélectionnant l'option désirée :
  • Onglet 'suivi du temps' modifiable par le salarié
  • Onglet 'suivi du temps' non modifiable par le salarié.

En fonction de mon choix, des options différentes me seront proposées.

Onglet Suivi du temps modifiable par le salarié

• Je n’actionne pas le bouton 'Aide à la saisie', si mes collaborateurs saisissent leurs temps manuellement sans pré-remplissage des données.
• J’actionne le bouton 'Aide à la saisie' et je sélectionne mon choix :
  • Si je souhaite que la feuille de temps se préremplisse automatiquement avec l’horaire de travail lors de la première ouverture de la feuille (case « Journée standard » cochée par défaut à l’ouverture de la feuille),
  • Si je souhaite que ma feuille de temps se préremplisse avec l’horaire de travail lorsque je coche la case journée standard,
  • Si je souhaite que ma feuille de temps se remplisse via les informations fournies par ma pointeuse (virtuelle ou physique).

A noter : Les deux dernières options sont activables simultanément.

 

Onglet Suivi du temps non modifiable par le salarié

• Je choisis le mode d'alimentation de ma feuille de temps :
  • Badgeage dématérialisé Eurécia (pointeuse virtuelle affichée sur la page d'accueil),
  • Badgeage physique AGT Système (fonctionnalité disponible en option),
  • Autre mode d'alimentation (import des feuilles de saisie ou alimentation manuelle par le manager ou l'administrateur par exemple)
  • J'actionne le bouton 'Pré-remplissage avec l'horaire de travail' si je souhaite que la feuille soit alimentée par l'horaire théorique de mes collaborateurs.

Je choisis si mes collaborateurs sont autorisés à modifier la colonne dédiée aux types de temps en actionnant le bouton.

Si je souhaite aussi effectuer un suivi d'activité, je vais à la rubrique ci-dessous sinon je peux passer directement à la rubrique 'Les options de soumission à validation'.

Le paramétrage du 'Suivi des Activités'

Modalité de saisie

• Je sélectionne la modalité de saisie des activités :
  • En heures (volume horaire) et j'indique la granularité de saisie voulue.
  • En plages horaires (heures de début / heures de fin) et j'indique la granularité de saisie voulue.
  • En jours et j'indique la granularité de saisie voulue.

Bouton 'Pré-remplissage de la feuille de saisie'

Je n'actionne pas le bouton 'Aide à la saisie' si mes collaborateurs saisissent leurs activités manuellement sans pré-remplissage des données.

Si non, j'actionne le bouton 'Aide à la saisie' et je sélectionne mon choix :

• Je coche 'Pré-remplissage avec l'horaire de travail par défaut ' si je souhaite que la feuille d'activités se préremplisse automatiquement avec l'horaire de travail. La case « Journée standard » sera cochée par défaut,
• Je coche Pré-remplissage de l'horaire activable par le salarié si je souhaite que ma feuille d'activités se préremplisse avec l'horaire de travail uniquement lorsque je coche la case 'journée standard' qui sera décochée par défaut,
• Je coche 'Pré-remplissage à partir des activités du planning' si je souhaite que ma feuille d'activité se préremplisse à partir des activités du planning équipe ( module Planning Ressource en option) :
  • pour toutes les activités présentes sur le planning
  • uniquement pour les activités ayant une imputation analytique .

Activités facturables

J'active le bouton si je souhaite ajouter une colonne dans la feuille de saisie pour préciser si certaines activités imputées sont refacturables.

Il sera alors possible de filtrer ces activités dans les exports.

Dans l'étape suivante, nous verrons les options complémentaires.

Les options de soumission à validation

Ajout d'un texte/phrase à valider

•  J'active le bouton si mes collaborateurs doivent valider un texte avant de pouvoir soumettre leurs feuilles à validation.

A noter : Le texte à valider est personnalisable directement par les administrateurs via un clic droit sur le texte dans l'une des feuilles de saisie. ​

Contrôle de cohérence

Ce contrôle n'est valable que si le 'Suivi du temps' et le 'Suivi des activités' sont activés simultanément. Un message d'erreur bloquant s'affichera si le total des heures entre les deux onglets est différent. ​

Une fois que votre profil est complété, n'oubliez pas d'enregistrer 😊 !

Lorsque vous avez terminé de personnaliser vos profils de Temps & Activités, il ne vous reste qu'à les attribuer à chaque collaborateur en fonction de la façon dont il devra déclarer ses temps et/ou activités. on vous explique comment faire à l'étape suivante : Attribuer les profils de Temps & Activités à mes collaborateurs.

Mots clés associés à cet article :

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