Le profil de notes de frais (ou profil de remboursement) permet de définir les types de dépenses accessibles, ainsi que les contrôles qui doivent s'y appliquer comme les plafonds, les périodes, le nombre de déclarations... Chaque utilisateur est ensuite rattaché à un profil qui définira donc ses droits sur les notes de frais.
Pour plus de simplicité, nous avons créé pour vous un profil générique utilisable dès maintenant :
- Barème standard
Cependant, nous savons bien que chaque société est unique et que vous avez vos propres règles de gestion donc vous trouverez ci-dessous quelques indications qui vous permettront de personnaliser ces profils ou d'en créer de nouveaux si besoin 😊.
Créer/modifier mes profils de remboursement
Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et Regroupements
- Je clique sur le profil existant 'Barème standard' ou, si vous avez besoin d'un profil supplémentaire, sur 'Nouveau profil' pour en créer un. (Pour plus de simplicité, nous vous conseillons de dupliquer un profil existant.)
Dans la section de droite s'affichent alors les paramètres généraux du profil de remboursement.
Informations générales
- Je détermine le nom de mon profil (en cliquant sur le drapeau à côté du nom je peux saisir les traductions) et le code, utile en cas d'import.
Fréquence de saisie de la note de frais
- Je choisis la fréquence de saisie. Cela permet de déterminer quelle est la période couverte par une note de frais : Mensuelle / Hebdomadaire / Libre.
- Si la fréquence est mensuelle ou hebdomadaire, je peux cocher la case 'Création automatique de notes de frais' et renseigner le 'Nombre de notes de frais' à créer par anticipation ainsi que le 'Nb maximum de notes de frais' permis par période.
Saisie des dépenses
Cette rubrique permet de paramétrer les modalités de saisie des dépenses.
- Dans la partie 'Informations à afficher et saisir par dépense': je coche les cases pour définir quels sont les éléments que pourra ou devra renseigner l'utilisateur : libellé / commentaire / case refacturable.
- La partie 'Contrôles' permet de paramétrer des restrictions et des options:
- Délai de saisie autorisé dans le passé par rapport à la date du jour (en jours) : permet de définir le nombre de jours que le salarié a pour saisir sa dépense par rapport à la date de ladite dépense.
- Délai de saisie autorisée après la date de fin de la note de frais (en jours) : permet de définir un nombre de jours après la date de fin de la note de frais durant laquelle il est possible d'intervenir sur la note de frais.
- Tolérance de la saisie de la TVA (en %) : permet de limiter les erreurs lorsque la TVA est renseignée manuellement. Nous conseillons de laisser la valeur : 3%.
- Je coche la case pour faire participer le salarié aux remboursements lors des dépassements de plafond avec une carte société.
- La case 'Justificatifs à valeur probante' doit être cochée pour authentifier les justificatifs afin de leur accorder une valeur légale et de se débarrasser du justificatif papier !
Kilométrage des véhicules professionnels
Cette rubrique permet de paramétrer le mode de suivi du kilométrage des véhicules professionnels pour les personnes qui seront affectées à ce profil de notes de frais.
- Je coche la case 'Activer le suivi' pour activer la fonctionnalité suivante dans les notes de frais :
- Je coche les cases en fonction du fonctionnement souhaité.
Options d'affichage de la note de frais
Il est possible de définir quels sont les éléments qui doivent apparaître sur la note de frais. En fonction de ce que je souhaite, je coche ou décoche les cases suivantes :
Impression
Il est possible de définir quels sont les éléments qui doivent apparaître lors de l'impression de la note de frais.
A noter : ces options sont également disponible au moment de l'impression, afin de permettre d'imprimer au plus proche des besoins, et ainsi, réaliser quelques économies de papier... et sauver quelques arbres 😊.
Une fois l'ensemble de ces rubriques renseignées, il est impératif d'enregistrer en cliquant sur la disquette à droite de l'écran.
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Nous voyons les types de dépenses et leurs configurations à l'étape suivante: Étape 2 : Personnaliser mes types de dépenses. |
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