Chaque profil de notes de frais donne accès à certains types de dépenses. Vous donc choisir quels types de dépenses vos collaborateurs pourront déclarer et quels seront les modalités de remboursements et les plafonds associés.
Nous avons, là aussi, créé pour vous de nombreux types de dépenses pour répondre à la majorité des cas. Toutefois, il se peut que vous ayez besoin d'en ajouter de nouveaux ou de personnaliser les existants.
On vous explique facilement comment faire 😊 !
Créer ou modifier les types de dépenses
Accès : Espace Admin > Notes de Frais > Ouvrir Profils et Regroupements
- Je sélectionne le profil de note de frais concerné : les types de dépenses apparaissent sous le profil sélectionné.
- J'ouvre une dépense existante ou je crée un nouveau type de dépense en cliquant sur le bouton '
':
A noter : il est possible de dupliquer un type de dépense existant, en l'ouvrant puis en cliquant sur le bouton '
' en haut à droite de la dépense.
Rubrique 'Informations générales'
- Je choisis dans cette rubrique le nom de ma dépense (en cliquant sur le drapeau, j'accède aux traductions), son pictogramme, son code, ainsi que les codes MCC auxquels elle correspond (facultatif).
Rubrique 'Regroupements associés'
Cette rubrique me permet de regrouper plusieurs dépenses similaires. Par exemple, je peux regrouper 'Restaurant midi' et 'Restaurant soir' en 'Repas', ou regrouper 'Avion', 'Train', 'Taxi' et 'Frais kilométriques' en 'Transports.
Rubriques 'Informations comptables'
Cette rubrique permet de définir les différentes informations relatives à l'export des notes de frais en comptabilité : compte de charge / compte TVA / compte complémentaire / récupération de la TVA.
- Je définis simplement les informations comptables en remplissant les différents champs dédiés,
- Je peux aussi renseigner différents taux de TVA en cliquant sur ' '.
Rubrique 'Remboursement'
Cette rubrique permet de définir le mode de remboursement de la dépense : en frais réels, en montant forfaitaire ou en frais kilométriques (utile uniquement pour les dépenses kilométriques).
- Je choisis le mode de remboursement choisis :
- frais réels,
- forfaitaire : dans ce cas, je choisis le montant de ce forfait et la devise,
- frais kilométriques : les barèmes Eurécia fournis par défaut sont basés sur les barèmes officiels de l'Urssaf mis à jour chaque année.
- Je peux ajouter des plafonds de remboursement en cliquant sur ''.
Rubrique 'Gestion des invités'
Cette rubrique permet d'autoriser les invités (internes et externes) pour ce type de dépense. Très utile pour les dépense de restauration par exemple !
- je choisis quelles invitations peuvent être effectuées dans le menu déroulant :
- internes : vous pouvez bloquer les invitations réciproques pour que 2 collaborateurs ne puissent pas déclarer une note de frais pour le même repas et pour retirer automatiquement un titre-restaurant aux collaborateurs invités.
- externes : en cliquant sur '', vous pouvez choisir quelles sont les informations qui devront être remplis par le déclarant comme le nom des invités ou le nom de leur société.
Rubrique 'Titres restaurant'
Très utile aussi pour les dépenses de restauration, car vous pourrez automatiquement déduire un titre-restaurant pour le collaborateur (et leurs invités) ayant déclaré une dépense de ce type.
Rubrique 'Champs complémentaires'
Vous pouvez ajouter des champs avec saisie obligatoire ou non dans votre dépense comme un commentaire par exemple.
Rubrique 'Justificatifs'
Vous pouvez rendre obligatoire l'ajout du justificatif de la dépense ou la saisie d'une référence en cochant simplement les cases dédiées.
Rubrique 'Contrôles à la saisie'
Elle permet de définir si cette dépense peut être saisie plusieurs fois par jour, et s'il est possible de saisir une quantité. Par exemple, pour une dépense 'Hôtel', saisir 3 nuits. Le montant du forfait ou du plafond sera alors appliqué en conséquence.
Une fois que vous avez terminé de configurer vos types de dépenses, il ne vous restera qu'à affecter le profil de remboursement à vos collaborateurs et ils pourront immédiatement commencer à déclarer leurs dépenses sur Eurécia.
 |
Si vous avez créé de nouveaux profils de remboursement, il est nécessaire de les attribuer à vos collaborateurs. On vous explique comment faire ici : Attribuer les profils de remboursements. sinon, vous pouvez commencer dès maintenant à utiliser le module Notes de frais en toute simplicité ! Formez vous en toute autonomie en suivant notre elearning : Lancez votre e-learning sur le module Notes de Frais ! |
Mots clés associés à cet article :
dépense - plafond - remboursement - compte - comptable - tiers - charge - TVA - HT - TTC - invité - TR - titre-restaurant - type - km - frais - kilométrique - barème