Vous souhaitez qu'un traitement automatique se déclenche dès lors qu'un salarié exerce son activité en dehors du cadre de l'horaire de travail qui a été défini sur sa fiche ?
Eurécia vous propose d'automatiser la gestion des heures supplémentaires ! On vous explique tout 😊!
Prérequis :
- Avoir suivi le kit de paramétrage Temps & Activités.
Les heures supplémentaires
Cette fonctionnalité permet de comptabiliser les heures réalisées qui sortent du cadre de l'horaire de travail défini, pour le salarié, depuis sa fiche. Ces heures dites supplémentaires hebdomadaires peuvent être rémunérées, majorées et/ou venir alimenter un compteur de récupération.
De la même façon, si des heures n'ont pas été réalisées, elles peuvent être prélevées sur ce même type de compteur.
Il est possible de baser le calcul de ces heures sur l’horaire de travail théorique, sur l’horaire de travail en tenant compte des congés et absences ou à partir d’une valeur fixe voire en gardant une notion de seuil à ne pas dépasser.
Un point de vocabulaire
- Le ‘Nombre d’heures fixes’ permet de définir un seuil d'heures à partir duquel doit être déclenché le calcul des heures supplémentaire.
- Le 'Théorique de la semaine' fait référence à l’horaire de travail, déduction faite des éventuels jours de congés et absences et jours fériés d'une semaine donnée.
- Le ‘Théorique de l’horaire’ se base sur l’horaire de travail théorique uniquement.
- 'Pas de transfert' : ne propose pas d’effectuer de transfert à la validation de la feuille de temps/activité.
- 'Transfert automatique' : bascule automatiquement les heures vers les compteurs à la validation des feuilles de temps/activités.
- 'Transfert manuel' : permet de basculer manuellement les heures dans le compteur approprié et en quantité contrôlée : soit dans la feuille de temps, soit dans l’interface dédiée à la gestion des heures supplémentaires.
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Configurer les heures supplémentaires
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Profils d'heures supplémentaires
- J'ouvre le profil d'heures supplémentaires concerné par la mise en place de ces heures supplémentaires.
- Je choisis si les heures supplémentaires doivent être calculées depuis les ‘Feuilles de temps’, les ’Feuilles d'activités’ ou le ’Planning’
- Je choisis l'horaire (ou les horaires) auxquels rattacher ce profil
- Je clique sur 'Ajouter une règle' pour ajouter une nouvelle règle.
- Je renseigne un code qui permettra d'identifier simplement cette règle au sein de vos feuilles de temps & activités et dans vos exports vers la paie.
- Au sein des menus déroulants suivants, je sélectionne une des valeurs suivantes ‘Supérieur à’, ‘Inférieur à’ ou ‘Entre’.
- Lorsque le champ ‘Entre’ est choisi, une autre liste déroulante permet de définir une plage horaire de référence : le calcul des heures sera déclenché quand le nombre d'heures travaillées dans la semaine se situe entre les deux seuils définis.
- Au sein des menus déroulants suivants, je sélectionne : 'Nombre heures fixes' ou 'Théorique de la semaine' ou 'Théorique de l'horaire'.
- Si le 'Nombre d'heures fixe' est sélectionné, je définis le seuil à partir duquel se fera le calcul des heures supplémentaires.
- Je choisis le type de transfert : Pas de transfert, Transfert automatique ou Transfert manuel.
- Je choisis la cible, c'est à dire dans quel compteur les heures doivent être basculées. Il existe deux types de cibles:
- des compteurs qui proviennent des Types de congés et absences. Pour pouvoir définir un type d'absence comme cible, il est nécessaire que la case 'Définir comme un compteur cible potentiel pour la gestion des heures supplémentaires' soit cochée dans le paramétrage du type d'absence > rubrique Temps & Activités.
- Un champ Paye pour gérer les heures qui doivent être payées.
- Je renseigne pour chaque compteur si besoin, le coefficient multiplicateur à appliquer (ex : 125% , 150% , etc.).
- (facultatif) Je définis un volume maximum d'heures que le compteur cible ne pourra pas dépasser (majoration incluse) en renseignant le champ 'Nb d'heures max dans le solde à fin de période du compteur'.
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