Afin de vous simplifier et de vous faciliter le suivi des temps et des coûts de vos différentes activités, Eurécia vous accompagne facilement dans votre gestion analytique 😊!
Vous souhaitez créer des comptes analytiques ? Vous souhaitez modifier certains comptes analytiques ? Suivez le guide !
La gestion analytique
La gestion analytique permet d'imputer des temps et des coûts à vos activités via les modules Temps & Activités et Notes de frais.
Dans Eurécia, nous parlons souvent d'axes et de comptes analytiques. Vous pouvez créer jusqu'à 5 axes analytiques et les personnaliser afin de répondre à vos besoins.
- Les 'Axes' permettent de créer des types d'analyses comme 'Client', 'Tâches' ou 'Missions' par exemple.
- Les 'Comptes' sont les données ou valeurs rattachées à ces axes. Vous pouvez créer autant de niveaux hiérarchiques et autant de comptes que vous souhaitez.
Par exemple :
Configurer mes axes analytiques
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Axes analytiques
La première étape consiste à créer mes axes d'analyses et à les ordonner. Cette étape est très importante car il ne sera plus possible ensuite de modifier cet ordre.
Nous avons créé pour vous 3 axes d'analyse : Clients / Projets / Tâches. Vous pouvez bien sûr les modifier, les renommer ou les supprimer à votre guise.
- Je clique sur '' pour créer un nouvel axe ou sur l'axe que je souhaite modifier,
- Je vais dans l'onglet 'Général',
- Je renseigne le nom de cet axe dans 'Description',
- Je coche la case 'Afficher dans' si je souhaite l'utiliser dans le module Temps & Activités et/ou Notes de frais.
- Si je veux obliger mes collaborateurs à renseigner cet axe, je coche la case 'Rendre obligatoire la saisie':
- Sur l'axe : si la totalité de mes salariés doit renseigner ce champ dans les feuilles.
- Par salarié : si l'obligation est différente d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, je détermine l'obligation de saisie dans chaque fiche salarié, onglet Règles > rubrique 'Axes analytiques'.
- Je coche la case 'Mode de gestion de projet' pour rendre l'axe visible pour la définition des charges et budgets dans le module Temps & Activités.
- J'enregistre
ATTENTION : Les axes analytiques ne doivent pas être générés par année. Les axes sont vos types d'analyses (client/projet/tâches/mission) et ne se gèrent pas comme des comptes analytiques. Pour rappel : vous ne pouvez créer que 5 types d'axes.
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Créer mes comptes analytiques
Lorsque j'ai créer mes axes d'analyses, je peux ensuite ajouter les comptes rattachés à chaque Axe. Par exemple, dans l'Axe 1 Client, je vais ajouter le compte 'Client A', puis le compte 'Client B',...
- Je clique sur l'axe que je souhaite compléter,
- Je vais dans l'onglet 'Comptes',
- Je clique sur '' pour 'Afficher le détail' du compte que je souhaite modifier. Une nouvelle page apparaît.
- OU Je créé un nouveau compte analytique en cliquant sur '' puis je choisis :
- 'Insérer une nouvelle ligne' pour ajouter un compte analytique en sous-niveau de celui existant.
- 'Insérer après' pour ajouter un compte analytique au même niveau que celui existant.
Dans l'onglet 'Axe 1 / Compte 1'
Dans cet onglet se trouve les informations générales relatives au compte. Je renseigne obligatoirement les éléments suivants :
- Libellé.
- Code : il doit être unique et propre à chaque compte et ne pas contenir d'espace.
Dans la Rubrique 'Coût de revient - Prix de vente - Facturation ou Suivi budgétaire'
- Je saisis le type de facturation.
- Je détermine le coût et le prix de vente par défaut :
- 'spécifique' à ce compte et j'indique le montant dans la case dédiée,
- 'salariés' si l'information doit être récupérée dans la fiche de chaque salarié > onglet Règles
Dans la rubrique 'Avancement et suivi budgétaire'
Il est possible de renseigner le nombre de jours/heures de travail prévu initialement pour ce compte, ainsi que le coût de revient prévisionnel associé et de réévaluer manuellement le "RAF" (Reste À Faire) théorique.
Dans l'onglet 'Gestionnaires'
Cet onglet permet de définir l'utilisateur responsable de ce compte. Un filtre supplémentaire pour extraire les données associés à ces responsables de comptes sera disponible dans l'analyse des Temps & Activités.
Si cette fonctionnalité vous intéresse, contactez-nous directement ! |
Dans l'onglet 'Visible pour …'
Cet onglet permet de limiter la visibilité au compte concerné pour certains de vos collaborateurs.
- Je détermine la visibilité de mon compte en cochant ou décochant les salariés concernés :
- Je peux classer mes salariés par structures ou départements,
- Je peux 'tout cocher ou tout décocher' sur ma ligne société / structure ou département.
Dans l'onglet 'Taux spéciaux'
Il est possible d'indiquer un taux spécial par salarié lorsqu'un coût de revient/prix de vente est spécifique pour un compte. Ces données ne seront pas prises en compte si le coût/prix de revient est positionné sur 'salarié'.
- Je clique sur 'Nouveau taux' en cliquant sur '',
- Je choisis mon salarié dans le menu déroulant,
- Je renseigne son rôle,
- Je renseigne le montant du coût journalier/horaire et le prix de vente journalier/horaire.
Dans l'onglet 'AXE 2 lié(s)'
Cet onglet permet de lier ce compte avec des comptes d'un axe de niveau inférieur.
- Je bascule dans la liste de droite les libellés des projets devant être liés via les flèches '>' et '<',
- Le champs 'Axe 2 par défaut' permet d'auto-compléter la ligne Axe 2 dans le cas où l'axe 1 est saisi dans la feuille de temps ou la note de frais. Celui-ci peut ensuite être modifié si plusieurs projets sont liés.
Pour aller encore plus loin, rejoignez le Centre d'Aide Eurécia :
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Mots-clés associés à cet article:
Temps et activités - feuilles de temps - suivi temps - suivi activités - axes analytiques - comptes analytiques - client - projets - tâches - gestionnaires - taux spéciaux - prix de vente - journalier - spécifique